إدارة الوثائق والإتصالات الإدارية

أولا - التقسيمات الادارية لمركز الاتصالات الادارية 
1- مكتب مدير إدارة الوثائق والاتصالات الاداريه 
2- السكرتارية والمتابعة 
3- قسم الوارد العام 
4- قسم الصادر العام
5- وارد صناديق البريد الرسمي
6- الأرشيف 
7- السنترال 
8- الوثائق والمحفوظات 
9- البريد المركزي (( كل ما يرد على صندوقي بريد رقم 960و142))

ثانيا - الجهة الادارية التي يرتبط بها مركز الاتصالات الادارية 
حسب موافقة معالي مدير الجامعه رقم 2/5 في 5/9/1419هــ على انشاء إدارة الوثائق والاتصالات الادارية حيث تعنى بتصدير وتوريد المعاملات الصادره من والى جامعة الملك خالد وترتبط إداريا مع مدير عام الشؤون الادارية والماليه.

ثالثا - الاجراءات الادارية التي تؤدي من خلالها الاعمال بالمركز والاجراءات الادارية بكل وحده من وحدات الجامعه

* الاجراءات االادارية التي تؤدي من خلالها الاعمال بالمركز وهي القيام باعمال الوارد العام والصادر العام للإداره العامه للشؤون الادارية والماليه وتصدير المعاملات الخارجيه من الاداره العامه من المخول لهم بذلك . 
* الاجراءات الادارية بكل وحده من وحدات الجامعه
 مكتب مدير إدارة الوثائق والاتصالات الاداريه 
ومن مهامه الاشراف على أقسام الاداره ويكون متصلا مع مدير عام الشؤون الادارية والماليه إداريـــا ... 
 السكرتارية والمتابعة 
ومن مهامه النسخ واعمال السكرتاريه في الاداره ومتابعة اعمال الاداره وطلباتها 
 قسم الوارد العام
ومن مهامه القيام بتوريد جميع المعاملات التي ترد الى مدير عام الشؤون الادارية والماليه بالجامعه وتوزيعها حسب التوجيه والاختصاص ... 

 قسم الصادر العام 
وينقسم الى : 
• صادر الخطابات : ويقوم بتصدير الخطابات والتي تكون خارج الجامعه عن طريق : 
 معالي مدير الجامعه 
 وكيل الجامعه 
 وكيل الجامعه للدراسات العليا والبحث العلمي 
 مدير عام الشؤون الادارية والماليه 
حسب ما أوصت به اللجنه الادارية والماليه في اجتماعها المنعقد بتاريخ 13/11/1421هــ بالالتزام بالصلاحيات وعدم مخاطبة أي جهة خارجيه خارج الجامعه الاعن طريق المخول لهم بذلك وهم من ذكر بعاليه .. 
• صادر القرارات ومن مهامه تصدير القرارات الصادره الاداريه من المخولين لهم .. 
 الارشيف 
ومن مهامه القيام لحفظ صوراً من جميع لقرارات الصادرة والخطابات للرجوع إليها عند الحاجة إضافة إلى سجل الصادر العام للخطابات وسجل للصادر العام للقرارات هذا فيما يخص قسم الصادر العام .
 السنترال 
ومن مهامه القيام بالرد على المكالمات والاستفسارات الهاتفيه و التي ترد الى الاداره العامه وتحويلها على المختصين والموظفين 

 الوثائق والمحفوظات 
ومن مهامه دراسة حفظ الوثائق والتي تخص الجامعه حسب فئاتها 

 البريد المركزي ((كل ما يرد على صندوقي بريد رقم 960و142))
ومن مهامه استلام البريد الرسمي الخاص بالجامعه ويرد على صندوق البريد رقم 960 وصندوق بريد رقم 142وتسجيلها كوارد وتوزيعها على حسب الاختصاص اضافة الى استلام البريد الرسمي الخارجي من كليات البنات والتي تصدر الى خارج المنطقه وتسجيلها في دفتر البريد السعودي الرسمي وتسليمها للبريد المركزي . 

رابعا - إجراءات التعامل مع الوثائق السريه 
يتم استلام المعاملات السريه من قبل مكتب مدير عام الشؤون الاداريه والماليه وتوريدها كمعامله سريه وتوجيهها الى جهة الاختصاص من قبل المكتب دون الرجوع الى مركز الاتصالات الاداريه اما من ناحية الصادر السري فيتم تصديره من قبل مكتب مدير عام الشؤون الاداريه والماليه وتوزيعه ويتم ارسال صوره فقط من الخطاب السري مغلفه في ظرف ومختمه لمركز الاتصالات الاداريه لحفظها في ملف خاص بالمخاطبات السريه . 

خامسا - المتطلبات النظاميه لانجاز كل نوع من انواع المعاملات في الوحده الاداريه المختصه . 
 من ناحية الوارد العام .. 

  1.  

* يتم استلام جميع المعاملات الموجهه من قبل معالي مدير الجامعه وسعادة وكيلي الجامعه والتي ترد الى مدير عام الشؤون الاداريه والماليه .

* استلام الخطابات والمراسلات البريديه والصور والموجهه الى مدير عام الشؤون الاداريه والماليه من داخل الجامعه او خارجها 
* يتم عرضها على المدير العام للشؤون الاداريه والماليه ثم يتم توجيهها الى جهة الاختصاص
* لابد من موافقة صاحب الصلاحيه ان وجب ذلك . 

 من ناحية الصادر العام ... 
* لابد ان تكون موقعه حسب ما أوصت به اللجنه الادارية والماليه في اجتماعها المنعقد بتاريخ 13/11/1421هــ بالالتزام بالصلاحيات وعدم مخاطبة أي جهة خارجيه خارج الجامعه الاعن طريق المخول لهم بذلك.
* لابد من موافقة صاحب الصلاحيه بعد عرضها عليه 
* اما من ناحية القرارات فلابد ان يكون القرار موقع من المخولين نظاما بالتوقيع وتكون هذه القرارات إداريه
او ماليه

سادسا - المعايير الموضوعيه لكل نوع من انواع الوثائق الصادره 
 من ناحية الوارد العام .. 
* لابد ان تكون الخطابات والتوجيهات تخص اعمال الشؤون الاداريه والماليه وهي كالتالي 
 إدارة شؤون هيئة التدريس والموظفين 
 الاداره المالية 
 إدارة المشتريات 
 إدارة المستودعات 
 إدارة مراقبة المخزون 
 إدارة الوثائق والاتصالات الادارية 
* التعاميم الاداريه 

 من ناحية الصادر العام ..
* لابد ان تكون الخطابات والقرارات تمت عليها الموافقة من صاحب الصلاحيه 
* الخطابات والقرارات موقعه من المخول له بالتوقيع .
* التعاميم الاداريه بالنسبه للخطابات والتي تصدر من الشؤون الاداريه 
* ان تكون هذه الخطابات والقرارات معده من قبل احدى الادارات التابعه لمكتب مدير عام الشؤون الاداريه والماليه او من تم تخويله في التوقيع 

سابعا - المعايير الشكلية لكل نوع من أنواع الوثائق الصادرة
 الوارد العام 
ان يكون الوارد العام للمركز موجه مسبقا من معالي مدير الجامعه او سعادة وكيلي الجامعه او خطاب موجه باسم سعادة مدير عام الشؤون الاداريه والماليه 
 الصادر العام 
الصادر العام بنوعيه القرارات والخطابات لابد ان يكون القرار مبينا فيه موافقة صاحب الصلاحيه ورقمها اما من ناحية الخطابات فلابد من ارفاق جميع الخطابات والموافقات والتي على ضوءها تم إعداد الخطاب النهائي . 

ثامنا - المعدل الزمني المطلوب لإنجاز كل نوع من انواع الوثائق الصادره.
المعدل الزمني يقاس لدينا بسير المعامله من إعداد المعامله من الجهة واخذ موافقه عليها من صاحب الصلاحيه وحتى يتم إعداد الخطاب او القرار النهائي وهذا المعدل يختلف من وثيقه الى اخرى . 

تاسعا - أنواع الوثائق التي تصدر عن الجهة الحكوميه 

* لابد ان تكون الخطابات والقرارات تخص اعمال الشؤون الاداريه والماليه وهي كالتالي 
 إدارة شؤون هيئة التدريس والموظفين 
 الاداره المالية 
 إدارة المشتريات 
 إدارة المستودعات 
 إدارة مراقبة المخزون 
 إدارة الوثائق والاتصالات الادارية 

عاشرا - أنواع المراسلات الوارده وكيفية استلامها 
 نوعية المراسلات 3 انواع 
1) المراسلات بين وحدات الجامعه
يتم استلامها بعد توثيقها في برنامج الاتصالات الاداريه المعمول به في الجامعه من قبل المراسل للجهة المصدره للخطاب ويتم تسليمها بنفس الطريقه بعد تويثقها في البرنامج يتم توزيعها على جهات الاختصاص من قبل مراسل مركز الاتصالات بعد عرضها على سعادة مدير عام الشؤون الاداريه والماليه . 
2) المراسلات والتي ترد من الجهات الحكوميه والخاصه في المنطقه 
وهي نوعين اما يتم استلامها عن طريق البريد المركزي او يتم استلامها عن طريق مراسل الجهة المصدره للخطاب وفي كلا الحالتين يكون استلامها وتوثيقها في البرنامج وتسليمها لجهات الاختصاص بنفس الطريقه 

3) المراسلات والتي ترد من خارج المنطقه عن طريق البريد المركزي 
يتم عرضها على سعادة مدير عام الشؤون الاداريه والماليه بعد استلامه من البريد المركزي ويتم توزيعها بعد توثيقها حسب ماهو معمول فيه.

الحادي عشر - أنواع المراسلات الصادره وكيفية استلامها 

هناك نوعين من انواع المراسلات الصادره 
 الخطابات 
 القرارات 
يتم استلامها من جهة اعداد الخطابات بصورها ويتم توثيقها في برنامج الاتصالات الاداريه مع توزيع الصور على الجهات المعنيه بذلك ثم يتم ارسالها مع مراسل المركز لتوزيعها حسب الاختصاص وهذا معمول به في كلا النوعين.

الثاني عشر - الطريقه المتبعه لترميز الوثائق المهمه والمراسلات الوارده والصادره وترقيمها . 
بعد الموافقه على برنامج الاتصالات الاداريه تم ترميز المواضيع ودرجة اهمية الموضوع بأعداد حتى يتم السهوله في انجاز العمل والتسهيل للوصول الى المطلوب من قبل المستخدم 
فمثلا 3 تحصل على خطابات 
و4 تحصل على قرارات وهكذا 

الثالث عشر - كيفية تنسيق المعاملات الصادره . 
يتم تنسيق المعاملات الصارده عن طريقة فهرستها ووضعها في ملف كرتوني مع التأكد من مشفوعات المعاملات الصادره مع كتابة موضوع المعامله للخطابات الصادره وتحديد الصور مع الاحتفاظ بصوره من المعامله الصادره للعوده اليها عند الحاجه 
الرابع عشر - أجراءات تنظيم المراسلات الوارده 
لايتم استلامها الا بعد التاكد من المشفوعات وترميزها ووضعها في ملف كرتوني خاصة التي تزيد عن خمس ورقات للمحافظه عليها من الفقدان والتلف ويتم توثيقها وارسالها الى جهات الاختصاص دون الحاجه الى الاحتفاظ بصور.
الخامس عشر - أجراءات تنظيم المراسلات الصادره 
يتم التاكد من فهرستها ووضعها في ملف كرتوني والصور الخاصه بالمعامله ويتم توثيقها وارسالها الى جهاتها مع الاحتفاظ بصوره للعوده اليها عند الحاجه.
السادس عشر - أجراءات تنظيم المتابعه الداخليه للمراسلات الوارده 
يتم متابعة المراسلات الوارده عن طريق مكتب السكرتارية حيث يقوم اضافة الى اعمال السكرتاريه بمتابعة الوارد العام عن طريق برنامج الاتصالات الاداريه حيث يتيح البرنامج تتبع المعامله . 

السابع عشر - أجراءات تنظيم المتابعه الخارجيه للمراسلات الصادره 
ويتم ذلك عن طريق اما عن طريق دفتر كشف المراسلات الخاصه بالبريد الرسمي او عن طريق مخرجات برنامج الاتصالات الاداريه بعد ثوثيق المعامله في كلا الحالتين . 

الثامن عشر - معايير تحديد درجات الاستعجال للحالات او المراسلات الوارده والصارده . 

وتتم تحديدها عن طريق المده الزمنيه لانهاء اجراءات هذه المراسلات 

التاسع عشر - معايير تحديد درجات الاهميه للحالات او المراسلات الوارده والصارده . 
وتتم بعد التأكد من هذه المراسلات تحتاج الى العنايه في انجازها مع الحرص على الفتره الزمنيه بأن تكون اقل مدة من الزمن الذي يمكن ان تاخذه أي معامله عاديه . 

العشرون : قواعد البيانات التي يتم الاعتماد عليها في انجاز المعاملات داخل الجهاز .
هناك برنامج الاتصالات الاداريه والتي تم الموافقه عليه عام 1422هــ داخل الجامعه ويعمل على توثيق المعاملات الوارده والصادره للجهه ومرتبط ارتباط كلي مع إلاداره العامه لتقنية المعلومات وتقوم هذه الاداره بأعمال التعديل في البرنامج وانهاء الاعطال التي يتعرض لها ويتطلبها النظام وله قاعدة بيانات في هذه الاداره يمكن العوده اليه عند الحاجه في ذلك ويتعبر كأرشيف الالكتروني مصغر . 

الحادي والعشرون : أساليب تغليف المراسلات العاديه والسريه 
 المراسلات العاديه ..
يتم تغليف المراسلات العاديه عن طريق ظروف واضعا عليها رقم الصادر مقرونا برمز الجهه اضافة اسم الجهه المصدره اليها 
 المراسلات السريه .. 
يتم تغليف المراسلات السريه عن طريق ظروف واضعا عليها رقم الصادر مقرونا برمز الجهه وبرمز ((س )) للدليل على سرية المعامله اضافة اسم الجهه المصدره اليها مختوما بختم السري على اطراف المظروف ... 

الثاني والعشرون : انواع النماذج المستخدمه في مركز الاتصالات الاداريه 
 نماذج توزيع البريد الرسمي 
 نماذج الاحالات والتوجيه 
 نماذج البريد الممتاز للمعاملات المستعجله 

الثالث والعشرون: الاساليب المتبعه للمحافظه على سلامة المعاملات من الفقد والتلف . 
بناء على التوجيهات الكريمه من المقام السامي اضافة الى التعليمات والتوجيهات الصادره من معالي مدير الجامعه في تنظيم المعاملات والمحافظه عليها من الفقدان والتلف فان المعاملات اوالتي تزيد عن خمس ورقات يتم وضعها في ملف كرتوني مع فهرستها ووضع موضوع المعامله والاشاره الى المشفوعات مع ارفاق المشفوعات وتحديد الصور الخاصه بالجهات ذات الاختصاص . 

الرابع والعشرون : الاساليب والوسائل المتبعه لتسليم المعاملات للمراسلين .

يتم تسليم المعاملات للمراسلين بعد توقيعهم على الكشوفات الاضافيه بعد توثيق المعاملات بالحاسب الالي في برنامج الاتصالات ثم يتم بعد عودتهم الى المركز التأكد من توزيع المعاملات بالشكل المطلوب وحفظ كلا الكشفين في ملفات خاصه بالكشوف . 

الخامس والعشرون : الاساليب والوسائل المتبعه لتسليم المعاملات للجهات الحكوميه .
* الجهات الحكوميه داخل المنطقه 
يتم تسليم هذه الجهات عن طريق المراسل الخارجي مباشرة عن طريق كشوفات بعد توثيق المعامله ببرنامج الاتصالات الاداريه .
* الجهات الحكوميه خارج المنطقه 
يتم تسليم هذه الجهات عن طريق البريد المركزي عن طريق نماذج البريد الرسمي والخاص بالبريد المركزي بعد توثيقها في برنامج الاتصالات الاداريه .
* عن طريق البريد الممتاز 
يتم تسليم الجهات الحكوميه عن طريق الممتاز اذا كانت المعاملات عاجله وذات اهميه فقط ويتم ذلك عن طريق نماذج البريد الممتاز . 

السادس والعشرون : مهام النساخ 
 طباعة و نسخ الخطابات الصادره من الجهه 
 ترتيب الملفات الخاصه بالمكتب 

السابع والعشرون :واجبات النساخ
 الدقه 
 المحافظه على سرية الخطابات 
 المحافظه على اسرار المكتب 

الثامن والعشرون : أية تعليمات او لوائح تنظم عمل مركز الاتصالات الاداريه والاقتراحات التي ترون اهمية ادراجها في اللائحه الموحده للاتصالات . 
1) كتابة موضوع الخطابات 
2) الفهرسه 
3) وضع الخطابات في ملف كرتوني والخاصه الزائده عن خمس ورقات